Πώς να καταστρώσετε ένα στρατηγικό σχέδιο για την μικρή σας επιχείρηση

Όταν σχεδιάζετε το μέλλον της επιχείρησής σας, θα πρέπει να γνωρίζετε τη σημασία των στρατηγικών σχεδίων που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε καλό δρόμο.

Ποιές είναι οι διαφορές μεταξύ ενός στρατηγικού σχεδίου και ενός επιχειρηματικού σχεδίου;

Το επιχειρηματικό σχέδιο επικεντρώνεται στην οικονομική βιωσιμότητα μιας επιχείρησης και συνήθως καλύπτει 12-24 μήνες. Τα επιχειρηματικά σχέδια χρησιμοποιούνται συχνά στα αρχικά στάδια σχεδιασμού της λειτουργίας μιας επιχείρησης η και αργότερα  και, μεταξύ άλλων,  περιλαμβάνουν την εξασφάλιση χρηματοδότησης για την  ανάπτυξη των δραστηριοτήτων  της επιχείρησης. Πρέπει να διερευνήσετε την αγορά και να θέσετε ρεαλιστικούς εμπορικούς και οικονομικούς στόχους στους οποίους θα βασίσετε το επιχειρηματικό σας σχέδιο.

Το στρατηγικό σχέδιο είναι πιο γενικό, μακροχρόνιο και δυναμικό. Χρησιμεύει ως οδικός χάρτης της επιχείρησης για  την επίτευξη των στόχων της στο μεσο-μακροπρόθεσμο  μέλλον.

Το στρατηγικό σχέδιο είναι ένα γραπτό κείμενο που περιλαμβάνει:

  • Την αποστολή της εταιρίας

  • Τους επιχειρηματικούς σας στόχους αναφορικά με τα οικονομικά μεγέθη,  το κοινωνικό περίγυρο, τη βελτίωση των δυνατών και την ελαχιστοποίηση  των αδυναμιών της επιχείρησής σας με την πάροδο του χρόνου.

  • Τις δράσεις για την επίτευξη των στόχων, το  χρονοδιάγραμμα και τα μέσα που θα αξιοποιηθούν

Ελάχιστα στρατηγικά πλάνα παραμένουν τα ίδια διαχρονικά. Η εταιρία αλλάζει,  όπως και η  αγορά, και επομένως η περιοδική επανεξέταση του βαθμού υλοποίησης του πλάνου και των αποτελεσμάτων του είναι  απαραίτητη. Τότε μπορείτε να αναλύετε και να επικαιροποιήτε τους στόχους μάρκετινγκ, των πωλήσεων,  της ανάπτυξης προϊόντων, κλπ και να τροποποιείτε τις  σχετικές δράσεις για να επιτύχετε τα επιθυμητά οικονομικά αποτελέσματα.

Στη κατάρτιση του στρατηγικού σχεδίου πρέπει να συμμετέχουν όλα τα βασικά στελέχη της επιχείρησης για να συμβάλουν με τις ιδέες τους και την εμπειρία τους, Στο τέλος θα πρέπει άπαντες να δεσμευτούν για τη υλοποίηση του σχεδίου.

 

Η αποτίμηση των συνθηκών που επικρατούν μέσα και έξω από την εταιρία είναι το  πρώτο και ουσιαστικό βήμα στη κατάρτιση του στρατηγικού σας πλάνου

Για να δημιουργήσετε το αρχικό  ή να επικαιροποιήσετε το υπάρχον στρατηγικό σας σχέδιο, θα πρέπει να αξιολογήσετε τη τρέχουσα κατάσταση εντός και εκτός της εταιρίας. Θα πρέπει να κάνετε αποτίμηση της λειτουργίας της και να δείτε πού κατευθύνεστε, τι πάει καλά και τι όχι. Επικεντρωθείτε στους ακόλουθους έξι τομείς:

1. Οι Πελάτες σας

Ποιοι είναι οι τρέχοντες πελάτες σας; Πώς θα περιγράφατε τις σχέσεις σας με αυτούς; Ποιοι είναι οι υποψήφιοι πελάτες σας; Πώς μπορείτε να τους προσελκύσετε;

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Αναπτύξτε νέα προϊόντα για τους ιδανικούς πελάτες σας, ανακαλύψτε νέους τρόπους σύνδεσης με τους πελάτες ή αλλάξτε τις ενέργειες μάρκετινγκ.

2. Τα Προϊόντα ή οι Υπηρεσίες σας

Ποια είναι τα προϊόντα και οι υπηρεσίες σας; Είναι μοναδικά και γιατί; Ποια είναι τα οφέλη που προσφέρουν στους πελάτες; Ποια δεν πωλούν καλά; Ποια είναι τα σχέδιά σας για την βελτίωση αυτών που υστερούν; Τι πληροφορίες -κριτική δέχεσθε από τους πελάτες σας;

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Προσδιορίστε ποια προϊόντα ή υπηρεσίες θα πρέπει να συνεχίσετε να προσφέρετε,  ποιά πρέπει να εγκαταλείψετε και τι μπορείτε να προσθέσετε για να ικανοποιήσετε καλύτερα τους πελάτες σας.

3. Η Οικονομική Επίδοσή σας

Από την σύγκριση των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων σας φαίνεται αν αυξάνονται οι πωλήσεις σας; Ποια κρίσιμη αλλαγή πρέπει να κάνετε για να βελτιώσετε τις οικονομικές σας επιδόσεις; Πώς μπορείτε να επιτύχετε αυτό το στόχο;

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Αξιολογείστε προσεκτικά τις πωλήσεις σας για να προσδιορίσετε πού μπορείτε να παρέμβετε είτε για να αυξήσετε τα έσοδά  είτε να μειώσετε τα έξοδά  ώστε να επιτύχετε μια καλύτερη οικονομική επίδοση της επιχείρησής σας.

4. Οι διαδικασίες λειτουργίας σας

Η επιχείρησή σας λειτουργεί ομαλά; Οι εργαζόμενοι παραπονιούνται για αναποτελεσματικές διαδικασίες; Πώς μπορείτε να τις βελτιώσετε;  Υπάρχουν οικονομικά αποδεκτές τεχνολογικές λύσεις;

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Μιλήστε στους υπαλλήλους σας για τους τρόπους με τους οποίους η επιχείρηση μπορεί να βελτιωθεί. Η δημιουργία ενός καλύτερου εργασιακού περιβάλλοντος συχνά οδηγεί σε πιο ευχαριστημένους και πιο παραγωγικούς υπαλλήλους.

5. Το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα

Τι κάνει την εταιρία σας μοναδική; Εξετάστε την κουλτούρα της επιχείρησης, την τοποθεσία, τους πόρους, το προσωπικό, την τεχνολογία και τις τιμές σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Ανακαλύψτε τι κάνει την επιχείρησή σας να ξεχωρίζει και χρησιμοποιήστε αυτές τις ιδιότητες για να παρουσιάσετε γιατί η εταιρεία σας είναι τόσο ξεχωριστή.

6. Το εξωτερικό περιβάλλον σας

Ποιοι εξωτερικοί παράγοντες, όπως πχ. η οικονομία, θεσμικές αλλαγές, κλπ επηρεάζουν την επιχείρησή σας; Ποιοι είναι οι ανταγωνιστές σας; Πώς επηρεάζουν την επιχείρησή σας;

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες: Γνωρίζοντας ποιοι και πως εξωτερικοί παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν την επιχείρηση, σας καθοδηγεί στο τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να προσαρμοστείτε. Αναγνωρίστε τι το μοναδικό κάνουν οι επιτυχημένοι ανταγωνιστές σας και μένουν μπροστά από τους υπόλοιπους του κλάδου σας.

 

Καταγράψτε την “αποστολή” της εταιρίας σας

Έχοντας ολοκληρώσει τα παραπάνω,  διαμορφώσετε την  αποστολή της εταιρείας σας (mission statement). Πρόκειται για μια πρόταση, ή και παράγραφοι, που θα πρέπει να μεταφέρει με ευκρίνεια το σκοπό ύπαρξης της εταιρείας σας και τι σημαίνει για  τους πελάτες σας,  τους υπαλλήλους σας και την κοινωνία.

Κατά την διατύπωση της αποστολής της εταιρίας σας, βεβαιωθείτε ότι θα απαντάει στις ακόλουθες ερωτήσεις:

  1. Ποια είναι η μικρή σας επιχείρηση; Τι είδους εταιρία δημιουργείτε;

  2. Ποια είναι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας;

  3. Ποιες είναι οι αγορές-στόχοι σας;

  4. Ποιος είναι ο ιδανικός πελάτης σας;

  5. Ποιος είναι ο ιδανικός υπάλληλός σας; Ποιες είναι οι επιθυμητές δεξιότητες των μελών της ομάδας σας;

  6. Ποιοι είναι οι μακροπρόθεσμοι στόχοι σας;

Αφού απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, αναπτύξτε ένα σύντομο μήνυμα που μπορεί εύκολα να αφομοιωθεί από οποιονδήποτε το διαβάζει.

Παραδείγματα:

  • IKEA: To create a better everyday life for the many people.

  • MacDonald’s: To be our customers’ favorite place and way to eat and drink.

  • Microsoft: Τo empower every person and every organization on the planet to achieve more.

  • Google: To organize the world's information and make it universally accessible and useful.

  • Coca Cola: To refresh the world in mind, body and spirit. To inspire moments of optimism and happiness through our brands and actions.

  • Starbucks: To inspire and nurture the human spirit – one person, one cup and one neighborhood at a time

  • Cleveland Clinic: To provide better care of the sick, investigation into their problems, and further education of those who serve.

  • Amazon: To be Earth’s most customer-centric company, where customers can find and discover anything they might want to buy online

  • Loreal: To provide the best in cosmetics innovation to women and men

 

Προσδιορίστε και υλοποιείστε τους στόχους σας

Εντοπίστε κατόπιν τις πιθανές περιοχές βελτίωσης για την επίτευξη της αποστολής της εταιρίας. Επιλέξτε έτσι τους κορυφαίους 3 ή 4 εφικτούς στόχους σας. Οι στόχοι μπορεί να είναι είτε ποιοτικοί, όπως η καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, είτε ποσοτικοί, όπως η αύξηση των κερδών  -- πχ κατά 5%. Συνήθως οι στόχοι βελτίωσης επικεντρώνονται σε γενικές εταιρικές επιδόσεις, σε  οικονομικές επιδόσεις, σε αποτελεσματικότητα διαδικασιών λειτουργίας και σε χρονοδιάγραμμα 

Έχοντας την λίστα των στόχων ολοκληρωμένη, πώς θα τους πετύχετε; Αυτό θα γίνει με μια σειρά ενεργειών/δράσεων ανά στόχο. Μια καλή μέθοδος για τον προσδιορισμό των καλύτερων δράσεων  είναι να διερευνήσετε εναλλακτικά σενάρια. Αυτό σημαίνει ότι  κάνετε παραδοχές και απαντάτε σε ερωτήσεις του τύπου αν αλλάξω το Χ, τότε ποιο θα είναι το αποτέλεσμα; Θετικό ή αρνητικό; Υπάρχει όφελος ή όχι; Εννοείται ότι οι δράσεις θα συνοδεύονται από τον υπεύθυνο που θα αναλάβει την υλοποίησή τους, το χρονοδιάγραμμα και τα μέσα που θα διατεθούν.

Συνεργασθείτε με τους ανθρώπους σας και κάντε μια ανάλυση πιθανών σεναρίων για την επίτευξη κάθε στόχου που επιλέξατε και καταγράψτε τα προβλεπόμενα αποτελέσματα. Αυτές οι τεχνικές θα σας καθοδηγήσουν για να δημιουργήσετε το νέο στρατηγικό σας σχέδιο και παράλληλα θα ενδυναμώσουν  την ομάδα σας με την συμμετοχή τους στην όλη διαδικασία.

 

Μπορεί/πρέπει μια μικρή επιχείρηση να διαμορφώσει και υλοποιήσει ένα στρατηγικό πλάνο;

Ένας στρατηγός είπε: «όταν πορεύεσαι χωρίς πλάνο, μάλλον σχεδιάζεις για την αποτυχία σου …». Αυτό ισχύει και για επιχειρήσεις, μεγάλες η μικρές.

Παρόλα αυτά, ακόμα και μεγάλες επιχειρήσεις αποφεύγουν να διαμορφώνουν στρατηγικά πλάνα με την αιτιολογία ότι δεν μπορούν να προβλέψουν τις μελλοντικές εξελίξεις, η ότι δεν έχουν χρόνο  να ασχοληθούν με το θέμα η ότι δεν θέλουν να εμπλακούν σε ενδεχόμενες διχογνωμίες και  διαξιφισμούς μεταξύ των στελεχών τους. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις που ένα στρατηγικό πλάνο διαμορφώνεται και μετά εγκαταλείπεται σε κάποιο συρτάρι.

Η πραγματικότητα είναι ότι κάθε επιτυχημένη επιχείρηση ακολουθεί ένα  στρατηγικό πλάνο και λειτουργεί σταθερά και επίμονα με τη δική της λογική,  αντί να  επιχειρεί σπασμωδικά και πυροσβεστικά ανάλογα με τις εξελίξεις εντός και εκτός της  εταιρίας.

Μια τέτοια «βέλτιστη πρακτική» μπορεί να ακολουθεί και μια μικρή επιχείρηση, αλλά με πρακτικό και απλοποιημένο τρόπο, που να συνάδει με το μέγεθος και τις δυνατότητες που διαθέτει. Στόχος του επιχειρηματία  δεν πρέπει να είναι απλά να   διαμορφώσει  κάποιο γραπτό έγγραφο με τη στρατηγική της εταιρίας του  αλλά, κυρίως,  να επικεντρωθεί  στη διεξοδική ακτινοσκόπηση της εταιρίας του, της αγοράς, του ανταγωνισμού κλπ. Μια τέτοια περιοδική ανάλυση είναι πάντα επωφελής γιατί δίνει της ευκαιρία να βγουν «αντικειμενικά» συμπεράσματα και να ληφθούν τεκμηριωμένες αποφάσεις για τη προοπτική της εταιρίας , πώς θα τοποθετηθεί στη αγορά τα επόμενα χρόνια και το τι πρέπει να κάνει για το πετύχει.

Στη πράξη, οι επιτυχημένοι μικροεπιχειρηματίες λειτουργούν με κάποιο πλάνο στο μυαλό τους, έχοντας διέλθει μόνοι τους τη διαδικασία του στρατηγικού προγραμματισμού με την εμπειρία τους, την επιχειρηματική τους διορατικότητα και την κατανόηση της αγοράς.  Όταν όμως η πρακτική αυτή εξαντλείται στις δυνατότητες ενός και μόνον ατόμου, δεν βοηθά προφανώς την ανάπτυξη της εταιρίας. Το μεγάλωμα της επιχείρησης με οργάνωση και στελεχιακό δυναμικό απαιτεί ομαδική προσπάθεια και ορατότητα προς το μέλλον,  και όχι επιχειρηματικότητα που στηρίζεται στις δυνατότητες του ενός ατόμου.

 

 

 

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/how-craft-strategic-plan-your-small-business